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做外贸的流程

时间:2012-11-13 来源:buy-hk.org 浏览量:
导读:做外贸的流程
标签:外贸流程 出口流程 怎么做外贸

第一步:开发客户

1、通过B2B平台刊登产品信息,吸引外商询盘;
2、通过独立企业营销网站刊登产品信息,获得外商询盘;
3、通过展会,搜索引擎,黄页,等方式寻找潜在客户信息;
4、通过其他渠道获得外商信息。
有了询盘后最重要的就是开发信的书写,有以下几个要素:
第一: 说明客户信息来源,即如何取得对方的资料。
1) We have obtained your name and address from the Internet.
2) We learned from the Commercial Counselor's Office of our Embassy in your country that you are 
interested in Chinese handicraft.
3) Our market survey showed that you are the largest importer of cases and bags in

Egypt.
第二: 言明去函目的
1) In order to expand our products into South America, we are writing to you to seek cooperate possibilities.
2) We are writing to you to establish long-term trade relations with you.
3) We wish to express our desire to enter into business relationship with you.
第三:本公司概述
1) We are a leading company with many years' experience in textile export business.
2) We enjoy a good reputation internationally in the circle of textile.
3) We have our principle as "Clients' needs come first".
4) A credible sales network has been set up and we have our regular clients from over

100 countries and regions worldwide.
5)Located in Shanghai, we take the advantage to set up our solidified production basis in
coasted and inland areas.

第四:产品介绍
这一部分最重要,一定花心思去写。如果我们已经知道客户有明确的需求,比如需要某某服 装,那么我们会选取某某服装进行具体的推荐性介绍,反正就是针对客户需求的特定介绍; 如果我们只拿到客户的名片,不太清楚客户的需求,那么我们就把公司经营产品的整体情况, 如质量标准,价格水平,打样速度、交货速度等作为笼统的介绍。当然附上目录, “catalogue”,报价单或者另寄样品供客户选择也

是经常采取的做法。

1) Art.No.102 is our newly launched one with superb quality,fashionable design,and

competitive price.
2) We have a good variety of colors and sizes to meet with different needs.
3) Our products are enjoying popularity in Asian markets
4) To give you a general idea of our products,we are enclosing our catalogue for your reference.

第五:激励性结尾
1) Your comments on our products or any information on your market demand will be really appreciated.
2) We are looking forward to your specific inquiries.

最后:任何可以打动客户的特殊东西都可以随信而发或者随样品而寄。比如你在展览会上和 客户拍的合照,可以随信而发,既可以提醒客户你是谁,让客户一下子就记住你,也可以增加表达你和客户的友好关系。


Dear Sir/Madam,
We get your name and email address from XXX Exhibition that you are in the market for
(your product). We would like to introduce our company and products, hope that we may

build business cooperation in the future.
We are factory specializing in the manufacture and export of(your product). We have profuse designs with quality grade, and expressly, our price is very competitive 
because we are manufactory, we are the source. You are welcome to visit our website http://www. XXX.com 
which includes our company profiles, history and some latest designs.
Should any of these items be of interest to you, please let us know, we will be happy to give you details.
As a very active manufactures, we develop new designs nearly every month, 
If you have interest in it, it`s my pleasure to offer news to you regularly.
Best regards, XXX
如果有收到客户的询盘,可能初期不多,但是每天建议上班的第一个小时用来回复,邮箱整天

是常开更新状态,然后只要收到邮件立马回复.客人的邮件一定要在一个工作日内回复。邮件除了及时回复,还需要专业性的回答客人所有提出的疑问和需要提供的资料。

第二步:报价

外贸有自己独特的报价方式。术语叫发盘(OFFER),而现实生活中客户多半会用quote或通俗干脆的lowest price代替。一个正式的外贸报价,不但应有完整的价格术语表达式(FOB什么的),还应包括品名、数量等。特别还要加上报价有效时间,因为国际市场变化大,价格常常要随行就市做调整的。此外,规定有效时间还可以起到促使客户早日下订单的作用,其潜台词就是“这个价格很便宜喔,要买就赶快,过几天可能就不是这个价了”。 
 这种正式的报价,教科书里称为实盘(firm offer),行规上比较看重,一经报出,如果客户在报价所规定有效期内回复接受,出价方就不可再做更改了。当然,硬要赖账也行,但名声不好……
国际贸易习惯以港口码头作为交货的地点,因此就有了三种最主要的价格术语:
1.在中国的码头交货: 术语叫做FOB
比如约定在上海港口交货,就叫做FOB SHANGHAI
在这种方式下,除了货物本身的价值以外,还要加上你把货物运到上海码头的运费,和报关出口手续费以及上海码头上产生的杂费,才是总的成本价格。
FOB价格是最基本的价格。
简便公式: FOB = 货价 + 国内运杂费

2.在外国码头交货: 术语叫做CNF
比如约定在美国纽约港口交货,就叫做CNF NEW YORK
在这种方式下,除了FOB价格之外,还要加上货物运到美国纽约的运杂费。
简便公式:CNF = FOB + 远洋运费

3. 在外国码头交货,同时给货物买上个保险以免途中损坏: 术语叫做CIF
同样的,约定在纽约港口交货就叫CIF NEW YORK
这种方式就是在CNF价格的基础上,加上一点保险费。保险费需要多少呢?由保险公司来定,根据货物类别和交货地点而略有不同。打个电话给保险公司,告诉他们你货物的种类,价值和去往的地点,他们就会告诉你保险费需要多少。

第三步:合同的签订

贸易双方根据最终报价达成意向后,买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进 行协商洽谈,双方协商认可后,需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中,主要 对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、 仲裁等内容进行商谈,并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。这标志着出口业务的正式 开始。通常情况下,签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效,双方各保存一份。

1 价格
对于出口产品的报价主要包括:产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品数量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。
比较常用的报价方式有: FOB“船上交货”、CFR“成本加运费”、CIF“成本、保险费加 运费”等形式。
2 付款方式的确认
比较常用的国际付款方式有三种,即汇付付款方式、托收付款方式和信用证付款方式。
※如果是 T/T 付款的客户,要确认定金已经到账。TT 付款方式是以外汇现金方式结算,由
客户将款项汇至公司指定的外汇银行账号内,可以要求货到后一定期限内汇款。
※如果是放帐的客户,或通过银行 D/P,D/A 等方式收汇等,需经理确认。
※如果是 L/C 付款的客户,通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到,收到 L/C 后业务 员和单证员应分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题, 如有问题应立即请客户改证
3 包装
根据货物的不同,来选择包装形式(如:纸箱、木箱、编织袋等)。不同的包装形式其包装要求也有所不同。
※一般出口包装标准:根据贸易出口通用的标准进行包装。
※ 特殊出口包装标准:根据客户的特殊要求进行出口货物包装。
    ※货物的包装和唛头(运输标志):应进行认真检查核实,使之符合信用证的规定。

第四步:下生产订单

得到客户的正式订单 (Purchase Order)  确认后,给工厂下订单,安排生产计划。
1、业务审批
业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同评审表”的项目如实填写,尽可 能将产品价格,运费以及付款方式,贸易方式都列明。合同评审需附上客人订单传真件或者 邮件,以及双方签订的正式合同。
合同评审表要由业务员签名,部门经理审批,再交项目经理人员审核后才能执行。如金 额较大的,或有佣金等条款的,要经公司总经理审批。合同审批之后,将 PO 制成销售订单, 交给部门进程员跟进。

2、生产阶段
一、下达生产通知/备货:
业务部在确定交货期后,可下达生产通知
二、跟单
根据客户的要求对产品进行跟踪,并定期向客户汇报实际进展(附照片更佳),

有任何
问题应在第一时间迅速反映给客户,共同解决,保证产品最终的合格。
三、验货
如果客户要自己或指定验货人员来验货的,要在协定交货期一周前,约客户查货并将查 货日期告知计划部。 如果客户指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联系,预 约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 四、制备相关基本文件资料
按照合同以及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件





做外贸的流程
第五步:商检(一般以下环节都会委托货代公司办理)

商检简单的来说就是商品在交货前请进出口商品检验局验货后出具证书
商检过程
1:如果没出过,要做商检就要先在工厂所在地的商检局先办理注册手续,然后才能做商
检。
报检以后和商检局预约验货,验货合格后就可以出具通关单或者换证凭条了 
a.现在已统一实行电子报检,出口企业需安装当地商检局强行指定的电子报检系统,费用大 约 4000 多元,若企业出口产品较少需商检,觉得不划算,可以请代理报检企业代为报检,需提 供代理报检委托书. 
b.进入电子报检系统,按系统要求及出口产品信息输入相关资料,然后点击"发送",该单货的 报检信息即传输到商检局联网的系统,发送成功后会自动生成一个报检编号,记下这个号.这 个过程其实就是以前手动报检时在商检局报检大厅里的电脑里输机过程的变形.
2:准备报检所需资料一般为:报检单(原件,出口企业自己报检则盖出口企业公章,若委托 代理企业报检则盖代理报检企业章;报检单内容按电子输机的内容填写,务必保持一致;注明 随附单据,若在本地口岸报关出口,则选择申领"通关单",若在异地口岸报关出口,则选择申 领"换证凭单",即由货代在异地口岸换正式的通关单);工厂检验报告(原件,盖工厂检验章); 该批货物外包装生产厂提供的出口包装证(由商检局签发,复印件即可;若出口包装为纸箱, 则还需纸箱厂向商检局申请办理《出境货物运输包装性能检验结果单》,需交纳一定费用, 约 2-3 个工作日办好,办好后需将原件交商检局根据此批货物所用纸箱数进行相应的核销); 出口合同(复印件);出口发票(复印件);出口箱单(复印件).将全套报检资料交商检局相关负 责商检抽样的部门,请他们安排商检.
3.第一次商检,商检局一般会要求到工厂实地抽样商检(熟悉后可以有所变通,可以将货 物拉到某个就近的地点进行商检),出口企业需严格遵守跟商检局抽样人士约定的时间,如果 产品为某种紧俏商品,商检局的人士可能会提出要多拿一些产品回去仔细化验,这时你要笑 脸相迎,慷慨赠与,表现你积极配合的态度.
4.商检后一般两个工作日内出单。
5.单子送到报检大厅审单中心
6.单子出来后,你按照所核商检费用去开发票,交费,拿单,大功告成

商检需要的票据:
售货确认书(Sales confirmation),发票(Commercial invoice)还有装箱单(packing list),报检单,报检委托书(没有出口权的公司委托别人报检用的)
商检注意事项:
所有出口货物报检时,要出示装箱单和发票:装箱单上必须显示唛头,数量,重量,包装 件数.以上必须和凭条内容完全一致,装箱单和发票上的公司单证章必须一致.如有一处不相 符便要查验.

第六步:报关


简单的说报关就是向海关申报出口然后运出去
报关工作的全部程序分为申报、查验、放行三个阶段。
(一)进出口货物的申报
进出口货物的收、发货人或者他们的代理人,在货物进出口时,应在海关规定的期限内, 按海关规定的格式填写进出口货物报关单,随附有关的货运、商业单据,同时提供批准货物 进出口的证件,向海关申报。报关的主要单证有以下几种: 进口货物报关单。一般填写一式二份(北京海关要求报关单份数为三份)。报关单填报项目 要准确、齐全、字迹清楚,不能用铅笔;报关单内各栏目,凡海关规定有统计代号的,以及 税则号列及税率一项,由报关员用红笔填写;每份报关单限填报四项货物;如发现情况有无 或其他情况需变更填报内容的,应主动、及时向海关递交更改单。 出口货物报关单。一般填写一式两份(北京海关要求三份)。填单要求与进口货物报关单基 本相同。如因填报有误或需变更填报内容而未主动、及时更改的,出口报关后发生退关情况, 报关单位应在三天内向海关办理更正手续。
随报关单交验的货运、商业单据。任何进出口货物通过海关,都必须在向海关递交以填 好的报关单的同时,交验有关的货运和商业单据,接受海关审核诸种单证是否一致,并由海 关审核后加盖印章,作为提取或发运货物的凭证。随报关单同时交验的货运和商业单据有: 海运进口提货单;海运出口装货单(需报关单位盖章);陆、空运运单;货物的发票(其份 数比报关单少一份,需报关单位盖章等);货物的装箱单(其份数与发票相等,需报关单位 盖章)等。需要说明的是如海关认为必要,报关单位还应交验贸易合同、定货卡片、产地证 明等。另外,按规定享受减、免税或免验的货物,应在向海关申请并已办妥手续后,随报关 单交验有关证明文件。
进(出)口货物许可证。进出口货物许可证制度,是对进出口贸易进行管理的一种行政 保护手段。我国与世界上大多数国家一样,也采用这一制度对进出口货物、物品实行全面管 理。必须向海关交验进出口货物许可证的商品并不固定,而是由国家主管部门随时调整公布。 凡按国家规定应申领进出口货物许可证的商品,报关时都必须交验由对外贸易管理部门签发的进出口货物许可证,并经海关查验合格无误后始能放行。但对外经济贸易合作部所属的进
出口公司、经国务院批准经营进出口业务的个部位所属的工贸公司、个省(直辖市、自治区) 所属的进出口公司,在批准的经营范围内进出口商品,视为以取

得许可,免领进出口货物许 可证,只凭报关单即可向海关申报;只有在经营进出口经营范围以外的商品时才需要交验许 可证。
商检证书。海关指示报关单位出具商检证书,一方面是监督法定检验商品是否已经接受 法定的商检机构检验;另一方面是取得进出口商品征税、免税、减税的依据。根据《中华人 民共和国进出口商品检验法》以及《商检机构实施检验的进出口商品种类表》规定,凡列入
《种类表》的法定检验的进出口商品,均应在报关前向商品检验机构报验。报关时,对进口 商品,海关凭商检机构签发的检验证书或在进口货物报关单上加盖的印章验收。 除上述单证外,对国家规定的其他进出口管制货物,报关单位也必须向海关提交由国家主管 部门签发的特定的进出口货物批准单证,由海关查验合格无误后再予以放行。诸如食品卫生 检验,药品检验,动植物检疫,文物出口签定,金银及其制品的管理,珍贵稀有野生动物的 管理,进出口射击运动、狩猎用枪支弹药和民用爆破物品的管理,进出口音像制品的管理等 均属此列。

(二)进出口货物的查验 进出口货物,除海关总署特准查验的以外,都应接受海关查验。查验的目的是核对报关单证 所报内容与实际到货是否相符,有无错报、漏报、瞒报、伪报等情况,审查货物的进出口是 否合法。 海关查验货物,应在海关规定的时间和场所进行。如有特殊理由,事先报经海关同意,海关 可以派人员在规定的时间和场所以外查询。申请人应提供往返交通工具和住宿并支付费用。 海关查验货物时,要求货物的收、发货人或其代理人必须到场,并按海关的要求负责办理货 物的搬移、拆装箱和查验货物的包装等工作。海关认为必要时,可以径行开验、复验或者提 取货样、货物保管人应当到场作为见证人。 查验货物时,由于海关关员责任造成被查货物损坏的,海关应按规定赔偿当事人的直接经济 损失。赔偿办法:由海关关员如实填写《中华人民共和国海关查验货物,物品损坏报告书》 一式两份,查验关员和当事人双方签字,各流一份。双方共同商定货物的受损程度或修理费 用(必要时,可凭公证机构出具的鉴定证明确定),以海关审定的完税价格为基数,确定赔 偿金额。赔偿金额确定后,由海关填发《中华人民共和国海关损坏货物、物品赔偿通知单》, 当事人自收到《通知单》之日起,三个月内凭单向海关领取赔款或将银行帐号通知海关划拨, 逾期海关不再赔偿。赔款一律用人民币支付。
(三)进出口货物的放行 海关对进出口货物的报关,经过审核报关单据、查验实际货物,并依法办理了征收货物税费 手续或减免税手续后,在有关单据上签盖放行章,货物的所有人或其代理人才能提取或装运 货物。此时,海关对进出口货物的监管才算结束。 另外,进出口货物因各种原因需海关特殊处理的,可向海关申请担保放行。海关对担保的范 围和方式均有明确的规定。
报关注意事项
1、注意海关截单时间(最好提前 1 天半)
2、排载单资料与报关资料相符
3、一票多柜时,清单必须注明每柜装货明细
4、注明货源地
5、核销单必须有电子数据(由客户输入)
6、专利产品必须有授权书
7、鞋子必须注明面料(布面、皮面等)

8、其它:如通关单、许可证。若是转关货物还需将司机手册、海关关封、报关委托书送报关行,并要求重箱及时送码头,以便报关行及时办理转关手续。
安排出货
首先,你先跟货代联系,你告诉他们一些出货信息(如船期,拼箱还是整箱,目的地等等)。 其次,关于运输。有两种情况,
1.货代有运输公司,他会来你们工厂拖货,只要你们付点费用。
2.你们自己有运输公司,那么自己直接把货送到他们指定地仓库。具体仓库地址和截关日期
货代会告诉你的,他会给你们一份进仓通知书。
提单
提单的作用
(1)提单是承运人或其代理人签发的货物收据(Receipt for the Goods),证明承运人已按提单所列内容收到货物。

(2)提单是一种货物所有权的凭证(Documents of Title)。提单的合法持有人凭提单可在目的 港向轮船公司提取货物,也可以在载货船舶到达目的港之前,通过转让提单而转移货物所有 权,或凭以向银行办理抵押货款。 (3)提单是托运人与承运人之间所订立的运输契约的证明(Evidence of Contract of Carrier), 是承运人与托运人处理双方在运输中的权利和义务问题的主要依据。 另外,提单还可作为 收取运费的证明,以及在运输过程中起到办理货物的装卸、发运和交付等方面的作用。 海运提单的正面填写
1.货物的品名、标志、包数或者件数、重量或者体积以及运输危险货物时对危险性质的说明。
2.承运人的名称和主要营业所。
3.船舶名称。
4.托运人的名称
5.收货人的名称。
6.装货港和在装货港接受货物的日期。
7.卸货港。
8.多式联运提单增列接收货物地点和文件货物地点。
9.提单的签发日期、地点和份数。
10.运费的支付。
11.承运人或者其代表。
注意事项:
A 提单有正副本,需要和客人确认需要哪种。
B 和客人确认寄提单的费用问题



 

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